iGTD – Sau cum le pui pe toate la un loc

Cand vine vorba de softuri care implementeaza decent metodologia Getting Things Done, nu prea ai multe optiuni. Desi hype-ul in rindul programatorilor e destul de mare, foarte putine aplicatii implementeaza acceptabil GTD, cele mai multe fiind adaptari ale unor softuri de facut liste, ale unor agende traditionale, sau pluginuri pentru aplicatii clasice gen Outlook Express sau Google Mail. Insa GTD e un pic altceva fata de toate aceste aplicatii, care, in felul lor, isi fac bine treaba, si in mod normal, un workflow GTD necesita softuri dedicate.

Imi amintesc ca primul soft dedicat GTD pe care l-am folosit mai mult de 6 luni a fostThinkingRock, al unei companii australiene. Aplicatia e scrisa in Java, si la vremea respectiva ma gandeam ca voi migra poate catre alt sistem de operare, si ar fi bine sa-mi tin datele intr-un format universal. Evident ca nu am migrat, sunt tot pe Mac OS, si evident ca limbajul in care e scrisa o aplicatie nu are nimic de-a face cu formatul fisierelor pe care le foloseste, si care in cazul nostru se intampla sa fie universal, adica XML. Lucru care pina la urma m-a ajutat cand am decis sa migrez…

ThinkingRock isi face treaba foarte bine, si mi-a fost extrem de util, dar, pe masura ce numarul taskurilor crestea, cam dupa trei-patru luni, a inceput sa devina lent. Din ce in ce mai lent. Cam in aceeasi perioada am dat peste un dezvoltator polonez, pe numeBartlomiej Bargiel, care scria o aplicatie nativa Mac, cu cel mai complet nivel de implementare a GTD pe care il vazusem. Cam in doua-trei saptamini renuntam la ThinkingRock si treceam pe iGTD.

Pe scurt, iGTD permite:

  • colectarea datelor via Quicksilver, direct input sau integrarea (via tasta F5) cu alte aplicatii native Mac (Safari, Mail, etc)
  • definirea de contexte cu sub-contexte
  • definirea de proiecte cu sub-proiecte
  • afisarea tree-like a contextelor, proiectelor, task-urilor
  • asignarea de date pentru inceput si sfarsit pentru toate taskurile, prioritati, efort necesar pentru indeplinirea lor, afisarea distinctiva (task flagging)
  • arhivarea taskurilor intr-un sistem bazat pe categorii (tree-like)
  • exportul taskurilor in mai multe formate (txt, html)
  • asignarea de note taskurilor, sau tag-uri si implicit cautarea unui task dupa tagurile sale
  • sincronizarea cu .Mac (daca ai cont .Mac, eu unul nu am si nici nu sunt cine stie ce pasionat)
  • sincronizarea cu iCal (taskurile devin to do-uri in iCal)
  • si inca multe alte feature-uri, pe care le puteti descoperi singuri daca descarcati si instalati aplicatia

Partea cea mai dificila in tot procesul GTD (dupa review-ul saptaminal) e colectarea. Cu alte cuvinte, scoaterea din cap a tuturor gandurilor, grijilor, obiectivelor, ideilor, frinturilor de propozitii care ne bantuie, si depunerea lor intr-un sistem in care sa ai incredere. Azi o sa descriu cum face iGTD asta, o sa vorbim despre colectarea informatiei.

In traducere, cifrele din jurul semnului exclamarii (da, logul aplicatiei e un semn de exclamare) reprezinta:

  • 17 portocaliu: 17 taskuri cu deadline maine
  • 2 verde: 2 taskuri in Inbox (inca neprocesate)
  • 99 rosu: 99 de taskuri cu deadline-ul depasit

Cea mai importanta culoare e nu rosul, ci verdele, imi arata ca am in Inbox 2 idei (sau taskuri, sau lucruri), neprocesate. Conform GTD: “if it’s in your mind, it isnt’t done yet”. Asa ca primul pas pentru a face ceva e sa-l scoti din cap si sa-l pui intr-un sistem in care ai incredere. Si asta e rolul colectarii datelor in GTD. De fiecare data cand am o idee, cand imi amintesc ca trebuie sa fac ceva, ca as putea sa fac ceva, sau cand descoper ceva interesant pe net, il pun in Inbox. iGTD are chiar si niste mecanisme foarte simple pentru a muta din browser sau din aplicatia de mail, url-urile sau mesajele de acolo, formatindu-le deja ca task-uri. Dar pina acolo, mai e un pic.

Cum se face colectarea in iGTD? Prin Quicksilver, evident. Va spuneam acum cateva zile ca integrarea intre iGTD si Quicksilver este poate cel mai important asset al aplicatiei. Deci, ai de facut ceva, sau esti pe telefon cu cineva si trebuie sa notezi rapid ceva, sau pur si simplu iti vine o idee. Ctrl + Backspace, adica invoci Quicksilver, apesi “.” (punct) pentru a putea incepe sa scrii.

Apesi “Tab” si incepi sa scrii “Put” de la “Put into iGTD Inbox” – numele actiunii Quicksilver asociate cu iGTD.

Apesi “Enter” si gata: numarul actiunilor “verzi” a crescut.

Daca e scris, pare complicat, insa atunci cand faci secventa asta de actiuni, dupa cateva incercari iti intra in reflex (in general, unul din atu-urile lui iGTD e curba foarte mica de invatare, spre deosebire de alte softuri, cum ar fi OmniFocus). In mod normal, pentru colectare, eu nu cheltuiesc mai mult de 5-7 secunde, cu tot cu scrisul ideii/taskului. O data scrisa si pusa in Inbox, am uitat de ea pina cand va trebui s-o procesez si ma concentrez pe ce am de facut in momentul acela.

Mi se intampla uneori sa am cate 3-4 actiuni derivate una din alta, semn ca va trebui sa creez un proiect separat pentru ele, si, dupa ce am scris-o pe prima, apar si celelalte, foarte usor. Daca nu as fi scos-o in acel moment din sistem, si mi-as fi zis: “ok, o sa o scriu dupa ce termin asta”, poate ca nu ar fi fost atat de ofertanta, poate ca ideile derivate din ea nu ar fi iesit la suprafata atat de repede.

Cand vine vorba de colectare, iGTD e generos, se gandeste ca universul utilizatorilor de Mac nu e populat doar de fani Quicksilver (da, si mie imi e greu sa cred, dar se pare ca… :-) ), asa ca iGTD ofera si propria fereastra de captura, invocata cu tasta F8 (fn + F8 pentru cei care au tastaturi de Mac Book).

Sa presupunem insa ca ai ajuns pe o pagina importanta pentru proiectul pentru care lucrezi, si nu vrei sa invoci Quicksilver, sau sa dai F8 pentru a scrie url-ul paginii, si ai vrea sa copiezi direct adresa in iGTD. Exista o tasta dedicata pentru asta, F5 (tasta poate fi personalizata din meniul Preferences al aplicatiei) care face urmatorul lucru:

  • copiaza URL-ul ca task
  • il si asigneaza ca obiect URL in cadrul notelor taskului
  • deschide iGTD si te lasa sa continui sa scrii o scurta descriere a taskului / ideii. Dupa ce termini, te intorci in aplicatia in care erai inainte

Personal, nu prea folosesc “The F5 trick” dar mi se pare un lucru util. Poate ca o sa incep si eu sa-l folosesc.

Cam atat despre colectarea datelor cu iGTD, care, dupa cum vedeti, e mult mai simplu de facut, decat de descris.

Deocamdata ne oprim aici. Mai avem de vorbit despre felul in care se creeaza contextele si proiectele, felul in care se fac review-urile, si cum poti sa-ti ordonezi taskurile in functie de importanta, de pritoritate, de efort necesar.